Sua empresa já está cadastrando os dados dos seus funcionários no eSocial?
Esse novo sistema do Governo ainda está em fase de implantação, porém, ele já é realidade para muitas organizações!
Mas fique tranquilo! O eSocial foi criado com o objetivo de diminuir dores de cabeça com as obrigações acessórias trabalhistas, tornando o processo de envio das informações à Administração Pública mais otimizado e eficiente.
Confira a seguir 10 passos para ficar em dia com o eSocial e assim evitar multas com omissões de dados, fornecimentos de informações incorretas e atrasos.
Afinal, o que é eSocial?
O eSocial é uma ferramenta eletrônica que faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Por meio dele, devem ser transmitidos aos órgãos públicos informações referentes as obrigações trabalhistas dos empregados e dos empregadores.
Desenvolvido pelo Governo, em conjunto com a Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência Social e Receita Federal, sua implementação substituirá diversos documentos, como:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Informações à Previdência Social (GFIP)
- Livro de registro de empregado
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Isso acontece porque o eSocial tem como objetivo unificar e simplificar o envio das informações ao Governo, através da emissão de apenas uma guia, contendo todos esses dados.
Além disso, o eSocial visa também diminuir a burocracia, aumentar o controle dos dados por meio dos órgãos ficais e garantir os direitos dos trabalhadores.
O Decreto 8.373/14 institui o eSocial como uma norma obrigatória a todas as empresas, independentemente do seu porte, ramo de atividade ou segmento. Por isso, é importante salientar que até mesmo os empregadores domésticos são obrigados a utilizar essa nova ferramenta eletrônica!
10 passos para ficar em dia com o eSocial
1) Na admissão:
Todas as contratações que forem realizadas pelas empresas privadas deverão ser informadas no eSocial, através da Qualificação Cadastral, antes do colaborador começar a trabalhar.
A Qualificação Cadastral é um procedimento para cadastrar todos os trabalhadores no banco de dados da empresa no eSocial, onde deverão ser informados dados como: CPF, RG, nome do funcionário e data de nascimento, através do link: www. esocial.gov.br.
É importante salientar que, caso ocorra algum erro, os dados dos funcionários também deverão ser corrigidos antes de sua admissão.
E fique atento! Além da Qualificação Cadastral, os profissionais só poderão exercer os seus cargos depois da assinatura da carteira e do contrato de trabalho e depois de terem realizados o Exame Médico Admissional.
A multa pode chegar até R$ 3.000,00 se no dia da admissão o colaborador estiver trabalhando sem registro.
2) Na folha de pagamento:
No caso da Folha de Pagamento, todas as informações deverão ser enviadas de acordo com o calendário de fechamento da mesma.
A multa para as empresas que enviarem a folha de pagamento errada, ocultarem dados ou atrasarem a entrega, pode chegar a R$ 1.812,17!
Lembre-se, os reprocessamentos também podem ser entendidos como erros, por isso, não se esqueça de transmitir todas as informações na data correta e revisar todos dados antes de enviar.
3) Sobre as férias:
O aviso de férias deverá ser comunicado ao colaborador com 30 dias de antecedência, conforme consta na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Além disso, o pagamento de férias e as datas de afastamento e retorno também deverão ser registradas no eSocial.
A multa para a empresa que permitir o colaborador estar de férias e continuar trabalhando pode variar de R$ 10,64 a R$ 106,41.
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4) No afastamento temporário:
Informe todos os afastamentos temporários dos seus colaboradores, como: auxílio-doença, licença-maternidade e até mesmo as férias, no mês do evento.
Afastamentos por atestado médico, somente deverão ser informados ao eSocial, se ultrapassarem um prazo maior que 03 dias.
É importante lembrar que os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou parto, deverão fazer obrigatoriamente o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.
A multa pela omissão de informações ou transmissão de dados incorretos varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
5) Sobre o exame médico (ASO):
Todos os seus colaboradores deverão fazer os exames médicos ocupacionais, pois eles deverão ser informados no eSocial!
Os exames obrigatórios e exigidos pela CLT e pelo eSocial são:
- Exame Admissional: Exame médico realizado antes da admissão de um novo colaborador;
- Exame Periódico: Exames que devem ser realizados de período em período, durante o tempo que o colaborador estiver trabalhando na sua empresa, podendo ser semestral, anual ou bienal, de acordo com a insalubridade e a idade de cada trabalhador;
- Retorno ao Trabalho: Exames que devem ser realizados nos trabalhadores quando os mesmos ficam afastados por um tempo maior que 30 dias, como a licença maternidade, por exemplo;
- Mudança de função: Exame que o trabalhador deve realizar quando trocar de função ou de setor dentro da mesma empresa;
- Exame Demissional: Exame que é pedido quando um funcionário é demitido de uma empresa.
É importante lembrar que, se o exame médico demonstrar algum problema de saúde no colaborador, o empregado não poderá ser dispensado e deverá ser encaminhado para perícia médica do INSS.
A multa para empresas que não realizarem todos os exames médicos ocupacionais em seus funcionários, pode variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, determinada pelo fiscal do trabalho.
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6) Sobre acidentes de trabalho:
A CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), também passará a ser elaborada dentro do eSocial.
Dessa forma, as empresas deverão informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia da ocorrência (em caso de morte) ou em até 24 horas após o acidente ao eSocial.
É importante salientar que, caso haja alguma alteração nas atividades da empresa e o colaborador seja submetido a atividades insalubres, é preciso informar, ainda no mesmo mês, ao eSocial.
A multa por informação incorreta ou atraso na comunicação ao eSocial é de R$ 402,54.
7) Sobre alterações de cargos e salários:
As alterações de cargos e salários deverão ser cadastradas no eSocial no mês anterior à sua vigência.
Caso a empresa não cumpra com esse procedimento, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento e a organização terá que pagar uma multa de R$ 402,54 por trabalhador com informação incorreta.
8) Sobre o controle de frequência:
O eSocial também irá ter um maior controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Dessa forma, devem ser respeitados todos os limites de horas extras diárias e repouso entre as jornadas, que não pode ser menor que 11 horas!
A multa para as organizações que não cumprirem com os limites de descanso e não apresentarem atestados médicos, é de R$37,83. O valor é dobrado em casos de reincidência, oposição ou desacato.
9) Sobre alterações de dados:
Informe ao eSocial, todas as alterações que ocorrerem no contrato de trabalho e nos dados cadastrais dos seus colaboradores durante a vigência do contrato de trabalho.
A multa para as organizações que não corrigirem os dados incorretos, é de R$402,54 por informação.
10) Na rescisão:
Pague as verbas rescisórias dos seus colaboradores em até 10 dias após o seu desligamento, independente do motivo da rescisão.
A multa para as empresas que atrasarem esse pagamento é de um salário do trabalhador por mês!
Considerações Finais
Esperamos que esse post tenha esclarecido a maioria das suas dúvidas a respeito do eSocial!
Que tal utilizar esse 10 passos como um guia para te ajudar a implantar essa nova ferramenta eletrônica no dia a dia da sua empresa?
Imprima e distribua a todas os seus funcionários! Dessa forma você evita o pagamento de multas com omissões de dados, fornecimento de informações incorretas ou atrasos.
Se você quiser conversar mais sobre o eSocial, mande um e-mail para cinthia@diretocontabilidade.com.br. Sua dúvida pode evitar o pagamento de multas e dores de cabeça com os órgãos públicos!
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