Antes de você começar a ler esse post, quero te fazer uma pergunta: Quantas vezes você verificou “que horas são”, só hoje?
Inúmeras vezes, não é mesmo?
Isso mostra o quanto o tempo é importante para nós e como nós somos controlados por ele.
Sendo assim, você tem administrado bem o seu tempo? Tem realizado todas as tarefas que se propôs a fazer?
Se o dia não estiver sendo suficiente, você pode dormir 1 hora a menos, todos os dias, e em uma semana terá 5 horas a mais para realizar suas tarefas, e no final de 1 mês, quase um dia todinho a mais!
O que você achou dessa ideia? Caso não tenha gostado, não se preocupe, nesse post, além de explicar sobre a importância da Gestão do Tempo, escrevi 08 dicas para melhorar sua produtividade!
Você vai ver que são orientações bem simples e fáceis, mas que, feitas diariamente, podem transformar sua rotina! E o mais importante, você terá tempo para fazer todas as atividades que deseja, inclusive dormir mais, se for o caso!
Vamos começar?
Afinal, o que é Gestão do Tempo?
A Gestão do Tempo é responsável por organizar e administrar as tarefas que devem ser executadas em um determinado período de tempo e priorizar, de acordo com a urgência e importância, sua execução.
Essa ferramenta é muito utilizada nos dias de hoje, devido a grande quantidade de atividades que uma pessoa precisa resolver em cada vez menos tempo, fazendo com que aumentem problemas relacionados a stress e ansiedade, que podem ser evitados.
No âmbito profissional, ter uma boa administração do tempo fará com que você consiga realizar todas as atividades que se propôs a fazer e dedicar o tempo necessário para cada uma delas.
Além disso, uma boa Gestão do Tempo pode te proporcionar:
- Aumento da produtividade;
- Redução do stress e da ansiedade;
- Maior confiança da empresa em você;
- Aumento da dedicação nas tarefas realizadas;
- Cumprimento de prazos e metas;
- Realização pessoal e profissional;
- Não realização de horas extras.
A gestão do tempo é muito versátil, além de ser possível utilizá-la por todos os colaboradores de uma empresa, desde o aprendiz até um presidente, ela também pode ser aplicada na sua vida profissional e pessoal.
Vou te mostrar agora mesmo, quais são as principais dicas para você aproveitar todos esses benefícios!!
08 Dicas para melhorar sua produtividade no trabalho!!
E se eu disser que a produtividade do seu dia, depende apenas de uma palavra?
Isso mesmo! A palavra é ORGANIZAÇÃO!
Ela é tão importante que não poderia deixar de ser o 1º passo desse Checklist!
1) Organização:
Quanto tempo você já desperdiçou procurando aquele certificado perdido na gaveta? Ou aquele documento que você salvou em uma das inúmeras pastas do seu computador?
Muito tempo, não é mesmo? Por isso, o primeiro passo para melhorar sua Gestão do Tempo depende da organização do seu material de trabalho!
Que tal começar assim:
- Deixe em sua mesa apenas objetos que utiliza com frequência e guarde os demais em local acessível e, também, organizado;
- Crie pastas e subpastas para facilitar a procura por documentos em seu computador, além de nomear os arquivos de forma lógica e padronizada para otimizar sua localização;
- Descarte o que não possui mais utilidade para você.
2) Faça uma lista das suas tarefas:
Depois de organizar seu ambiente de trabalho, é necessário que você organize o seu dia também!
Faça uma lista de todas as tarefas que precisa realizar e estipule quanto tempo você vai gastar com cada uma delas.
Siga o roteiro estipulado o dia todo e anote quais tarefas você conseguiu resolver e quais ficaram em aberto. As atividades que não foram concluídas, faça-as imediatamente no dia seguinte!
Tente fazer isso todos os dias, de modo que, futuramente, vire um hábito e não mais uma obrigação.
3) Priorize as tarefas mais importantes:
Após listar todas as atividades que você precisa fazer em seu dia, por qual irá começar?
Algumas tarefas são mais urgentes e importantes que outras, não são? E são essas que devem ser realizadas primeiro que as demais.
Para te ajudar a separar as tarefas em grau de importância e urgência, o administrador e escritor americano, Dr. Stephen Covey, publicou em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, esse quadro de prioridade:
Nesse quadro, cada quadrado representa uma categoria em que você pode classificar suas atividades, com base no seu grau de importância e urgência. Vamos entender um por um:
- Importante e Urgente: são as atividades com prazo curto e que afetam a empresa como um todo, devendo ser resolvidas imediatamente;
- Importante e Não Urgente: Tarefas que são muito importantes para a empresa, mas que não precisam ser realizadas imediatamente, como metas e planejamento;
- Não importante e Urgente: Tarefas que geralmente aparecem de repente e que devem ser resolvidas imediatamente, por prazos, mas que não possuem grande importância para a empresa;
- Não importante e Não urgente: Tarefas esporádicas, sem prazo e que não interferem em resultados, devendo ser deixadas para realizar por último, pois não agregam tanto valor para a empresa.
Esse método, além de te ajudar a classificar as tarefas por prioridade, também te ajuda a estabelecer quais atividades deverão ser realizadas com mais atenção.
Muito eficiente, não?
4) Faça um cronograma mensal:
Até agora, conversamos sobre planejamento das tarefas diárias. Mas, nós sabemos que muitos compromissos são marcados com muito tempo de antecedência, como reuniões e entregas de trabalhos importantes de longo prazo.
Para não esquecer de realizar nenhuma atividade e não perder prazos e datas importantes, você pode fazer um cronograma mensal e marcar, de acordo com a data, todos os seus compromissos e tarefas do mês!
Reserve um tempo para fazer esse cronograma mensalmente, mas lembre-se que ele deve ser flexível, pois novas atividades importantes e urgentes poderão surgir ao longo do seu mês.
Você pode fazê-lo em sua agenda, caderno, calendário, Outlook, enfim, não importa o lugar, o importante é fazer!
5) Procrastinação, NÃO!
“Depois de tomar um café eu faço esse relatório”, “Vou deixar para fazer o relatório quando voltar do almoço”, “Já está quase no horário da reunião, depois que terminar eu faço esse bendito relatório!”.
Todos nós já fizemos isso alguma vez, não é mesmo?
Mas manter esse ritmo no seu dia a dia pode prejudicar muito a sua produtividade. Além de você correr o risco de ficar com tarefas acumuladas e perder o prazo de entrega-las.
Então, #diganãoaprocrastinação!!
Não deixe para depois o que você pode fazer agora. Mesmo que a atividade do momento não seja sua preferida, ela merece atenção como as demais!
E lembre-se: Quanto o mais rápido começar, mais rápido irá terminar!
6) Faça uma atividade de cada vez:
Fazer ligações, entregar relatórios, analisar gráficos, responder e-mails… São inúmeras as atividades que temos em um dia.
Realizar muita coisa ao mesmo tempo, não permite que a devida atenção seja dada a todas as tarefas e, como diz um ditado popular, “Quem faz muita coisa, acaba não fazendo nada”.
Por isso, como já dissemos acima, é muito importante que você faça uma lista de quais tarefas precisa fazer e, posteriormente, classificá-las para realizá-las em sequência, uma de cada vez.
7) Faça pausas:
Estudos comprovam que o tempo máximo que uma pessoa consegue ficar concentrada em uma atividade é 40 minutos, depois disso, sua produtividade e atenção vai diminuindo.
Mas isso não quer dizer que você precise tomar um copo de café toda hora. Você pode alongar seu corpo na própria cadeira, responder os emails que tinha deixado para depois, enfim, o importante é desviar sua atenção por alguns segundinhos.
Esse momento de desvio de atenção farão com que seu desenvolvimento e criatividade, quando voltar, seja maior.
Importante: Essa pausa varia de pessoa para pessoa, algumas fazem isso com mais ou menos frequência, outras fazem para aumentar a criatividade, …
8) Conclua todas as tarefas:
Você viu que terá várias atividades anotadas em sua agenda para serem realizadas, não é mesmo?
Se você é uma pessoa ansiosa, pode querer terminar tudo o mais rápido possível, fazendo com que nem todas as atividades sejam concluídas definitivamente.
Isso pode atrapalhar muito a sua produtividade, porque você não irá finalizar nenhuma atividade, atrasando todas as outras tarefas que pretendia fazer!
Por isso, coloque em sua cabeça, que toda atividade iniciada será finalizada, a não ser que apareça, no meio do caminho, uma tarefa importante e urgente!
Conclusão
Bom, acho que você conseguiu entender o que é Gestão do Tempo e como fazer para que ela te ajude a ser mais produtivo. Agora só falta executá-la!
Utilize uma agenda, planilha, Outlook ou um caderno, o que for mais fácil para você, e caso tenha alguma dificuldade em fazer esse planejamento sozinho, existem alguns aplicativos online, disponíveis no mercado, que fazem tudo isso!
É bem prático e fácil, basta você preencher com suas tarefas e estipular em quanto tempo quer realizá-las!
Agora não tem mais desculpa para adiar e não se tornar mais organizado! #diganãoaprocrastinação e comece o mais rápido possível!
A Gestão do Tempo é bem adaptável, nesse post a direcionamos para aumentar sua produtividade dentro da empresa, mas nada te impede de utilizá-lo nas suas rotinas pessoais!
Se quiser conversar mais comigo sobre a Gestão do Tempo ou se você tem alguma dica que não está aqui nesse post, mande um e-mail para cinthia@diretocontabilidade.com.br 😀
Ah! Aproveite que você já está por aqui e confira esse outro post que escrevi aqui para o blog da Direto: Segurança e medicina do trabalho: o que você não pode deixar de saber e fazer!
Você vai se surpreender como alguns hábitos diários que todos mundo faz e que podem prejudicar nossa saúde!! Corre la!!
Por Cinthia Sayuri, departamento de Marketing da Direto Contabilidade, Gestão e Consultoria.